Begin op tijd, ook als niet iedereen er is

Reken het eens uit voor je eigen team. Zit je met tien mensen een kwartier te wachten, dan is er samen een flink stuk werktijd weg. En het gaat over meer dan tijd. Mensen komen binnen met een bepaalde focus, want ze hebben zich voorbereid. Terwijl je wacht, kijken ze op hun klok. Tegen de tijd dat je begint, zijn ze al een beetje afgeleid.

Ik begin dus altijd stipt op tijd, en ik stop ook stipt op tijd. Daar hoort voor mij één woord bij: respect. Respect voor elkaars tijd, en voor de mensen die wel op tijd waren.

Een deelnemer vond dat niet zo eenvoudig. Wat als net de persoon ontbreekt die moet beslissen? Dat is een terechte vraag. Stel dat die persoon ziek is, of na een ongeval in de file staat en pas anderhalf uur later toekomt. Dan zit je ook zonder beslisser. En dan blaas je de meeting toch ook niet af terwijl al de anderen er zijn? Ik zou beginnen met wat je zonder die persoon kunt doen.

Gebeurt het telkens opnieuw, dan zou ik het gewoon aankaarten. Je zegt bijvoorbeeld: ‘Ik merk dat het moeilijk is om op tijd te beginnen. Is het niet beter dat we op een ander moment plannen?’ Je mag mensen met verantwoordelijkheid ook op hun verantwoordelijkheid aanspreken. Dat durven we soms niet goed. Toch is dat eigenlijk gewoon een vorm van feedback, en die is in organisaties heel belangrijk.