Commencez à l'heure, même si tout le monde n'est pas là

Faites le calcul pour votre propre équipe. Si vous attendez un quart d'heure avec dix personnes, cela représente une part importante de temps de travail perdu au total. Et il s'agit de bien plus que de temps. Les gens arrivent avec une certaine concentration, car ils se sont préparés. Pendant que vous attendez, ils regardent leur montre. Au moment où vous commencez, ils sont déjà un peu distraits.

Je commence donc toujours à l'heure précise, et je termine aussi à l'heure précise. Pour moi, cela se résume en un mot : le respect. Le respect du temps de chacun, et des personnes qui étaient bien à l'heure.

Un participant ne trouvait pas cela si simple. Que faire si c'est justement la personne qui doit décider qui manque à l'appel ? C'est une question légitime. Imaginez que cette personne soit malade, ou qu'elle soit bloquée dans les embouteillages après un accident et n'arrive qu'une heure et demie plus tard. Vous vous retrouvez aussi sans décideur. Et vous n'annulez tout de même pas la réunion alors que tous les autres sont là ? Je commencerais par ce que vous pouvez faire sans cette personne.

Si cela se reproduit à chaque fois, j'aborderais simplement le sujet. Vous dites par exemple : 'Je remarque qu'il est difficile de commencer à l'heure. Ne vaudrait-il pas mieux planifier à un autre moment ?' Vous pouvez aussi rappeler leurs responsabilités aux personnes qui en ont. Nous n'osons parfois pas trop le faire. Pourtant, c'est en fait juste une forme de feedback, et c'est très important dans les organisations.