Wat er in een goed vergaderverslag hoort
Je kent ze waarschijnlijk wel, de vergaderverslagen die bijna niemand van begin tot einde leest. Een paar pagina's lang, met wie wat zei, en wie daarop reageerde, en wat de tegenargumenten waren. En als je het na drie alinea's dichtklikt, weet je nog altijd niet wat er nu beslist is. Laat staan wat jij tegen volgende week moet doen.
Ik zie dat soort verslagen vooral bij politieke instanties en bij sommige non-profitorganisaties. Bedrijven doen het gelukkig minder, maar het sluipt overal binnen. In een training over vergaderen heb ik daarom een eenvoudige structuur getoond. Vijf onderdelen, in een vaste volgorde. En de laatste brengt je mooi terug bij het begin van de volgende meeting.
Onderaan dit artikel vind je een prompt die je notities of een transcript in die structuur giet. Kopieer hem gerust.
Eerst de beslissingen, dan de acties
Bovenaan staat wat er beslist is. De hele discussie hoeft er niet in. Wie er niet bij was, wil vooral weten waar de groep op uitkwam.
Daarna komen de acties. En daar loopt het volgens mij het vaakst mis. ‘Een collega pikt dit op’ is geen actie. Er moet staan wat die persoon gaat doen, en tegen wanneer we resultaat of feedback verwachten. Dat moet die persoon ook zelf kunnen beloven. Het mag dus niet zijn van ‘hij gaat dat wel doen, zeker?’. Want misschien heeft hij in zijn hoofd al een lijstje met taken die nog niet af zijn. Pas als hij zelf zegt ‘tegen de volgende meeting heb ik dit klaar’, heb je een engagement.
Veelgestelde vragen
Lees gratis verder
Registreer gratis met je e-mailadres en lees verder. Met je account open je de gratis artikels in de leerruimte; de rest is voor abonnees, vanaf Learn Plus.