Vraag eerst welk soort meeting het is

De eerste soort is de informatievergadering. Iemand geeft een update, en dan de volgende, en dan de volgende. Dat is eigenlijk communicatie in één richting. En vaak mag je je dan gerust afvragen of die meeting geen mail had kunnen zijn. Soms is het wel nodig dat iedereen hetzelfde op hetzelfde moment hoort, bijvoorbeeld om ruis in de organisatie te vermijden. Maar dan weet je ook dat er van jou weinig inbreng verwacht wordt.

De tweede soort is de overlegvergadering. Er ligt een probleem of een nieuw idee op tafel, en de mensen rond de tafel brengen elk hun kennis mee. Dat kan een brainstorm zijn, een nieuw product of een marketingcampagne. Hier ontstaat een dialoog, en daar komen soms oplossingen uit waar niemand alleen op gekomen was. Van jou wordt dus input en expertise verwacht.

De derde soort is de beslissingsvergadering. Er moet een budget goedgekeurd worden, een strategie gekozen of iets gevalideerd. Dat heet een decision gate, een poort waar iets door moet voor er verder gewerkt kan worden. Rond die tafel zitten mensen met een mandaat. En wie beslist, wil zich kunnen inlezen. Als ik met mijn accountant over de jaarrekening zit, wil ik die vooraf krijgen. Er hangen investeringen aan vast, en die beslissing ligt bij mij.