Bereid je meeting voor zoals je een spel voorbereidt
De meeting begint en meteen loopt het mis. Iemand zijn camera werkt niet. Iemand anders vraagt of er een camera moest zijn. En een derde wil weten of hij iets moest voorbereiden. Je hebt een mooie presentatie klaar, maar de eerste tien minuten gaan naar vragen die niemand vooraf heeft gesteld.
Je herkent dat waarschijnlijk wel. Mensen vallen eigenlijk altijd een beetje uit de lucht. En dat komt omdat ze de regels niet kennen. Als niemand de regels geeft, maakt iedereen zijn eigen regels. En die zijn niet altijd in het belang van de groep.
In een training over meetings begeleiden vergelijk ik een meeting daarom met een spel. Dat beeld gebruik ik zelf als checklist, telkens als ik een meeting voorbereid. Onderaan dit artikel vind je een prompt die jouw volgende meeting door diezelfde checklist haalt. Kopieer hem gerust.
Wat je nodig hebt om een spel te spelen
Ik vraag in de training wat je allemaal nodig hebt om een spel te spelen. De groep vindt het meeste zelf. Je hebt spelers nodig, dat zijn de deelnemers. Je hebt spelregels nodig, want anders krijg je chaos. En als er regels zijn, heb je ook iemand nodig die ze bewaakt, een scheidsrechter. In een meeting is dat de facilitator.
Daarna komt de rest vanzelf. Welk spel gaan we spelen? Voetbal is iets anders dan schaken, en een beslissingsmeeting is iets anders dan een informatiesessie. Hoe lang duurt het, dus waar is de klok? Welk materiaal gebruiken we: een whiteboard, een flipchart, Teams met zijn chat. En waar spelen we: in een zaal, online of hybride.
Twee dingen vergeten mensen bijna altijd. Een scorebord, zodat je ziet hoe het spel vooruitgaat. In een meeting is dat het verslag, of de flip waarop je de belangrijkste dingen bijhoudt. En een doel, want het is wel zo leuk als iedereen weet waar je naartoe speelt.
Veelgestelde vragen
Lees gratis verder
Registreer gratis met je e-mailadres en lees verder. Met je account open je de gratis artikels in de leerruimte; de rest is voor abonnees, vanaf Learn Plus.