Een meetingverzoek is eigenlijk een vraag
Je opent je agenda en daar staat weer een nieuwe uitnodiging. En je eerste reactie is waarschijnlijk: oei, oei, oei. Je hebt al geen tijd, en nu moet je daar ook nog bij zijn. Ik hoor dat in bijna elke training over vergaderen. Mensen schuiven van de ene meeting naar de andere. En hun echte werk doen ze dan 's avonds, als het eindelijk stil is.
Ik heb ooit iemand gekend die daar hyper gefrustreerd over was. Hij zei letterlijk: ‘Ik zit voortdurend in meetings, ik kan nooit mijn echte werk doen.’ En dat was belangrijk werk. Alleen ging hij ook in op elke uitnodiging die binnenkwam. Toen we dat samen bijstuurden, werd het al snel beter. Hij hoefde niet overal bij te zijn, gewoon om erbij te zijn.
Wat ik dan vertel, is eigenlijk heel eenvoudig. Het heet een meeting request. Het is dus een vraag. En een vraag mag je eerst even bekijken voor je ja zegt.
Onderaan dit artikel vind je een prompt waarmee je AI een uitnodiging met jou naloopt. Kopieer hem gerust.
Zo laat je een uitnodiging door je filter gaan
Voor je op accepteren klikt, lees je de uitnodiging echt. Wat is het doel van deze meeting? Als dat al niet duidelijk is, kun je je afvragen of je er moet zijn. Daarna kijk je naar de rest. Is er een agenda? Staat er een begin- en een einduur, en wordt dat ook gerespecteerd? Heb je een kwartiertje buffer nodig voor of na? En vooral: wat wordt er van jou verwacht? Misschien is de vraag eigenlijk voor je collega, of voor je leidinggevende.
Soms is er ook een alternatief. Gaat het vooral om informeren, dan kun je gewoon zeggen: stuur mij het verslag, ik lees het wel. Zo blijf je op de hoogte, en je houdt dat uur vrij voor je eigen werk.
Het is natuurlijk ook geen alles-of-niets-verhaal. Het gesprek met wie de uitnodiging stuurde, telt minstens zo zwaar als je filter. En daar zit volgens mij het interessantste stuk.
Veelgestelde vragen
Lees gratis verder
Registreer gratis met je e-mailadres en lees verder. Met je account open je de gratis artikels in de leerruimte; de rest is voor abonnees, vanaf Learn Plus.