Ben je in deze meeting expert, coach of facilitator?
‘Ik vind het juist moeilijker om expert te zijn in een vergadering.’ Dat zei een deelnemer tijdens de tweede sessie van een training over meetings begeleiden. Ze kon niet zomaar ter plaatse antwoorden en theorieën bedenken. Ze dacht liever op haar gemak na, en stuurde achteraf een mail met al haar ideeën. Een meeting faciliteren vond ze veel makkelijker. ‘Dat vraagt meer mensenkennis dan technische kennis,’ zei ze.
Misschien herken je het omgekeerde. Je moet een meeting leiden, dus je bereidt je inhoud voor. Je maakt slides, je zet je punten op een rij en je legt alles uit. En de anderen luisteren. Of ze luisteren niet en kijken ondertussen in hun mails. Je hebt dan alles gezegd wat je wou zeggen, en toch komt er weinig uit.
Dat ligt meestal niet aan jou. We hebben eigenlijk nooit geleerd hoe je een meeting begeleidt. We kopiëren gewoon wat we anderen altijd hebben zien doen. En wat we het vaakst hebben gezien, is een expert die vertelt.
Onderaan dit artikel vind je een prompt waarmee je je volgende meeting per rol voorbereidt. Kopieer hem gerust.
Wat de groep al weet, bepaalt je rol
Het model dat ik in mijn trainingen gebruik, begint bij één vraag. Hoeveel kennis en ervaring zit er al bij de mensen rond de tafel?
Weten ze weinig over het onderwerp, dan ben jij de expert. Jij legt uit, jij geeft context, jij doet de grootste inbreng. Dat is helemaal oké, want daar zijn ze voor gekomen.
Hebben ze al wat kennis, maar zijn ze er nog niet helemaal, dan word je een coach. Je merkt dat er een deurtje in hun hoofd op een kier staat. Dan ga je het niet zelf openduwen. Je stelt open vragen, je daagt een beetje uit, en je laat hen zelf die stap zetten. Dat blijft veel beter hangen dan wanneer jij het voorzegt.
En soms zit er in de groep meer kennis dan bij jou. Denk aan een gemeente en de verenigingen die een terrein gebruiken. Die kennen hun eigen situatie beter dan wie ook. Dan zet je een stapje opzij en word je facilitator. Je maakt de discussie los, je houdt ze bij het onderwerp, en je helpt hun inbreng naar boven.
Veelgestelde vragen
Lees gratis verder
Registreer gratis met je e-mailadres en lees verder. Met je account open je de gratis artikels in de leerruimte; de rest is voor abonnees, vanaf Learn Plus.